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Der erste Beitrag in diesem Bereich zeigt, wie Sie Ihre Woche in Blöcken planen. Das klingt streng, ist aber eine sanfte Methode: Sie versprechen sich nicht, alles zu schaffen, sondern legen vorab fest, wann Sie sich um welche Aufgabe kümmern und wie viel Zeit Sie ihr geben. Meist scheitert ein Zeitplan nicht an Faulheit, sondern an zu optimistischen Schätzungen, fehlendem Spielraum und vergessener Erholung. Die folgenden Schritte helfen, diese Fallen zu umgehen. In der ersten Woche brauchen Sie etwas Geduld, danach geht die Planung schneller von der Hand.
Ein Block im Kalender ist kein Befehl, sondern eine Abmachung mit sich selbst. Muss er verschoben werden, ist das ein Anlass, die Schätzung anzupassen, nicht, sich Vorwürfe zu machen.
Was Sie bereitlegen sollten
- Einen Wochenkalender, ob als Doppelseite auf Papier oder den digitalen, den Sie bereits nutzen.
- Ein Blatt oder eine Notiz für die vollständige Liste aller Aufgaben, auch der kleinen und unangenehmen.
- Die Zeiten für Arbeit, Studium, Schule, Freizeitkurse und feste Termine, Ihre eigenen und bei Bedarf die der anderen im Haushalt.
- Einen Bleistift oder eine andere Farbe für Puffer und Erholung, damit sie ins Auge fallen.
- Etwas ruhige Zeit ohne Eile, am Wochenanfang oder am Vorabend.
- Die Bereitschaft, ein paar Aufgaben zu streichen, die eigentlich gar nicht nötig sind.
Sammeln Sie alle Aufgaben in einer Liste
Schreiben Sie alles, was in dieser Woche zu tun ist, an einer Stelle auf: Arbeitsaufgaben, Alltägliches, Anrufe, Termine beim Arzt oder in der Werkstatt, Geschenke, Verabredungen. Sortieren Sie noch nicht. Wichtig ist, dass nichts im Kopf bleibt: Was nicht aufgeschrieben ist, taucht später im ungünstigsten Moment auf und wirft den fertigen Plan um.
Ein fiktives Beispiel: Beim Aufschreiben fällt jemandem der lange aufgeschobene Antrag auf einen neuen Ausweis ein, der ohne Liste wieder untergegangen wäre.
Markieren Sie, was dringend und was wichtig ist
Gehen Sie die Liste durch und kennzeichnen Sie Aufgaben mit einer festen Frist sowie Aufgaben, die Ihr Leben, Ihre Arbeit oder Ihre Nächsten wirklich betreffen. Dringend und wichtig ist nicht dasselbe: Dringendes ist einfach lauter. Was weder dringend noch wichtig ist, verschieben Sie getrost auf eine eigene Liste „irgendwann“ oder streichen es.
Ein fiktives Beispiel: Auf den nächsten Newsletter eines Shops zu antworten, wirkt dringend, ändert aber nichts. Die Vorbereitung auf eine Prüfung ist wichtig, auch wenn sie noch weit weg ist.
Schätzen Sie die Dauer jeder Aufgabe
Notieren Sie neben jedem verbliebenen Punkt, wie lange er dauern wird, einschließlich Weg, Fertigmachen und Vorbereitung. Orientieren Sie sich an Ihrer Erfahrung, nicht an Ihren Wünschen. Ist eine Aufgabe neu und unübersichtlich, teilen Sie sie in kleinere Teile auf, die sich leichter einschätzen lassen. Im Zweifel planen Sie den Spielraum gleich ein, nicht erst hinterher.
Ein fiktives Beispiel: Der Arztbesuch wird nicht als kurzer Termin veranschlagt, sondern samt Hin- und Rückweg und Wartezeit.
Tragen Sie zuerst das Unverrückbare ein
Markieren Sie zuerst, was sich nicht verschieben lässt: Arbeitszeiten, Unterricht, feste Termine, Wege, Schlaf. Tragen Sie auch die Erholung ein, die Ihnen wichtig ist, etwa einen Spaziergang, einen Abend mit der Familie oder Sport. Heben Sie sich die Erholung für den Schluss auf, passt sie höchstwahrscheinlich nicht mehr hinein.
Ein fiktives Beispiel: Eine Studentin trägt zuerst Vorlesungen und Training ein, dann einen freien Freitagabend und verteilt erst danach den Rest.
Verteilen Sie die übrigen Aufgaben auf Blöcke
Tragen Sie die Aufgaben von der Liste in die freien Zeitfenster ein. Fassen Sie Ähnliches zusammen: alle Anrufe in einen Block, alle Wege durch die Stadt in einen anderen. Eine schwierige Aufgabe, die Konzentration erfordert, legen Sie auf eine Zeit, in der Sie meist mehr Energie haben. Füllen Sie nicht jede Lücke: Eine bis auf die letzte Minute verplante Woche hält selten bis Mittwoch.
Ein fiktives Beispiel: Kleine Erledigungen sind in einem Block am Samstagvormittag gebündelt, damit nicht für jede einzeln das Haus verlassen werden muss.
Planen Sie einen Puffer ein
Lassen Sie zwischen den Blöcken kleine Lücken für den Übergang, einen Snack oder einfach zum Durchatmen, und an jedem Tag ein Zeitfenster ohne feste Aufgabe. Der Puffer fängt auf, was länger dauert, und auch Unerwartetes. Ist die Woche glattgelaufen, wird die freie Zeit einfach zum Geschenk.
Ein fiktives Beispiel: Nach einer Besprechung bleibt im Kalender eine Lücke frei, sodass eine Verzögerung nicht die Mittagspause auffrisst.
Bestätigen Sie Termine und stellen Sie Erinnerungen ein
Steht im Plan ein Termin bei einer Fachperson oder ein online gebuchter Termin, prüfen Sie, ob er bestätigt ist, und stellen Sie rechtzeitig eine Erinnerung ein, sodass Sie genug Zeit haben, sich fertigzumachen und hinzukommen. Ändern sich Ihre Pläne, sagen Sie den Termin so früh wie möglich ab: Das schont Ihre Zeit und die Zeit derer, die auf einen Termin warten.
Ein fiktives Beispiel: Am Vortag kommt eine Erinnerung, und die Person kann den Termin noch verschieben, als ihr klar wird, dass sie es nicht schafft.
Halten Sie am Wochenende einen Rückblick
Werfen Sie am Wochenende einen Blick in den Kalender und beantworten Sie sich ein paar Fragen: Was hat geklappt, was hat sich verschoben, wo waren die Schätzungen zu optimistisch, gab es genug Erholung? Übertragen Sie Unerledigtes in die nächste Woche oder streichen Sie es. Mit jedem Rückblick werden die Schätzungen genauer und der Plan entspannter.
Ein fiktives Beispiel: Der Rückblick zeigt, dass das Putzen jedes Mal länger dauert als gedacht, also bekommt es in der nächsten Woche ein größeres Zeitfenster.
Häufige Fehler
- Die Woche lückenlos verplanen, ohne ein einziges freies Zeitfenster.
- Aufgaben so einschätzen, wie man es sich wünscht, statt so, wie es beim letzten Mal war.
- Wege, Fertigmachen und den Übergang von einer Aufgabe zur nächsten vergessen.
- Die Erholung ganz ans Ende setzen, wenn dafür kein Platz mehr bleibt.
- Einen verschobenen Block als Scheitern sehen und die Planung ganz aufgeben.
- Einen Teil der Aufgaben im Kopf und einen Teil im Kalender haben und hoffen, nichts zu vergessen.
Wenn etwas nicht passt
- Wirkt die Woche zu groß, beginnen Sie mit einem einzigen Tag: Planen Sie nur den morgigen in Blöcken und schauen Sie, wie es läuft.
- Wenn der Kalender Sie nervt, beschränken Sie sich auf eine kurze Liste mit wenigen Hauptaufgaben pro Tag und einer Zeitangabe für jede.
- Ändert sich Ihr Tagesablauf ständig, planen Sie nicht nach Uhrzeit, sondern nach Tagesabschnitten: Vormittag, Nachmittag, Abend.
Prüfen Sie sich selbst
- Alle Aufgaben der Woche stehen in einer Liste
- Dringendes und Wichtiges ist markiert, Überflüssiges gestrichen
- Jede Aufgabe hat eine Zeitschätzung, Wege eingerechnet
- Feste Termine und Schlaf stehen im Kalender
- Die Erholung ist vor den übrigen Aufgaben eingetragen
- Ähnliche Aufgaben sind in gemeinsamen Blöcken gebündelt
- Zwischen den Blöcken gibt es Puffer, an jedem Tag ein freies Zeitfenster
- Termine sind bestätigt, Erinnerungen gestellt, der Tag für den Rückblick steht fest
Katalog der Beiträge auf Deutsch
In diesem Katalog entstehen nach und nach eigene Beiträge für deutschsprachige Leserinnen und Leser zur persönlichen Planung: praktische Anleitungen, Antworten auf häufige Fragen und Erklärungen zu Begriffen, die helfen, Tage und Wochen gelassen einzuteilen.
Bisher gibt es hier einen Beitrag, die Anleitung zur Wochenplanung in Blöcken, die Sie oben lesen können. Neue Beiträge erscheinen, sobald sie fertig und gegengelesen sind.
Woran wir arbeiten
- Wie ein Familienkalender gelingt, den alle nutzen und nicht nur die Person, die ihn angelegt hat.
- Wie Sie einen Tag nach einer schlaflosen Nacht oder einer Krankheit planen, ohne von sich das gewohnte Tempo zu verlangen.
- Wie Sie sich auf einen Termin bei einer Fachperson vorbereiten: was Sie vorab klären und wann Sie eine Erinnerung einstellen.
- Wie Sie Jugendlichen helfen, die Woche vor Klassenarbeiten zu planen, ohne Druck und Vorwürfe.
- Wie Sie nach dem Urlaub wieder in Ihren Zeitplan finden, ohne in liegengebliebenen Aufgaben zu versinken.
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Das Glossar der Planung: Zeitslot, Timeblocking, Puffer, Priorität, Wochenrückblick, Überlastung.
Quellen
- Allgemeine Methoden der persönlichen Planung
Die Angaben entsprechen dem Stand der Seite. Die Planungsmethoden sind allgemein beschrieben: Jeder hat seinen eigenen Rhythmus, eigene Verpflichtungen und eigene Kräfte. Übernehmen Sie also, was zu Ihnen passt, und lassen Sie den Rest getrost weg.