Pratique
Articles pratiques
Le premier article de cette rubrique explique comment construire l’emploi du temps de la semaine par blocs. Cela paraît rigide, mais l’idée est souple : vous ne vous promettez pas de tout faire, vous décidez à l’avance quand vous vous occuperez de chaque tâche et combien de temps vous lui accorderez. Le plus souvent, un planning ne déraille pas par paresse, mais à cause d’estimations trop optimistes, d’un manque de marge et d’un repos oublié. Voici une marche à suivre qui aide à éviter ces pièges. La première semaine demandera un peu de patience, ensuite le planning se construira plus vite.
Un bloc dans l’agenda n’est pas un ordre, mais un accord passé avec vous-même. S’il faut le déplacer, c’est l’occasion d’affiner votre estimation, pas de vous le reprocher.
Ce qu’il vous faut
- Un agenda de la semaine : une double page papier ou le calendrier numérique que vous utilisez déjà.
- Une feuille ou une note pour la liste complète des tâches, y compris les petites et les désagréables.
- Les horaires de travail, de cours, d’activités et les rendez-vous déjà fixés : les vôtres et, si besoin, ceux de votre foyer.
- Un crayon ou une autre couleur pour les temps tampons et le repos, afin qu’ils se voient bien.
- Un moment calme, sans précipitation, en début de semaine ou la veille au soir.
- L’envie de rayer quelques tâches que vous pouvez en réalité vous dispenser de faire.
Réunissez toutes les tâches dans une seule liste
Notez au même endroit tout ce que vous devez faire dans la semaine : tâches professionnelles, corvées du quotidien, appels, rendez-vous chez le médecin ou au garage, cadeaux, rencontres. Ne triez pas encore. L’important est que rien ne reste dans votre tête : les tâches non notées refont surface au pire moment et font dérailler le planning.
Exemple fictif : en dressant sa liste, une personne se souvient du renouvellement de son passeport, repoussé depuis longtemps, qui sans liste lui serait encore sorti de la tête.
Distinguez l’urgent de l’important
Parcourez la liste et marquez les tâches assorties d’une échéance ferme, puis celles qui comptent vraiment pour votre vie, votre travail ou vos proches. Urgent et important, ce n’est pas la même chose : l’urgent fait simplement plus de bruit. Les tâches ni urgentes ni importantes, reportez-les sans hésiter dans une liste « un jour » ou rayez-les.
Exemple fictif : répondre au dernier courriel promotionnel d’un magasin semble urgent mais ne change rien, alors que réviser un examen est important, même s’il est encore loin.
Estimez la durée de chaque tâche
À côté de chaque point restant, notez le temps qu’il prendra, trajet, préparatifs et mise en route compris. Fiez-vous à votre expérience, pas à ce que vous aimeriez. Si la tâche est nouvelle et floue, découpez-la en morceaux plus petits, plus faciles à estimer. En cas de doute, ajoutez de la marge tout de suite, pas après coup.
Exemple fictif : un rendez-vous médical n’est pas compté comme une courte visite, mais avec le trajet aller-retour et l’attente.
Placez d’abord ce qui ne bouge pas
Commencez par inscrire ce qui ne peut pas être déplacé : heures de travail, cours, rendez-vous fixés, trajets, sommeil. Ajoutez-y le repos qui compte pour vous : une promenade, une soirée en famille, le sport. Si vous gardez le repos pour la fin, il y a de fortes chances qu’il ne trouve pas sa place.
Exemple fictif : une étudiante inscrit d’abord ses cours et ses entraînements, puis une soirée libre le vendredi, et seulement ensuite elle répartit le reste.
Répartissez le reste en blocs
Placez les tâches de la liste dans les plages libres. Regroupez celles qui se ressemblent : tous les appels dans un bloc, tous les déplacements en ville dans un autre. Réservez les tâches difficiles, qui demandent de la concentration, aux moments où vous avez d’habitude le plus d’énergie. Ne remplissez pas chaque plage : une semaine planifiée au millimètre tient rarement jusqu’au mercredi.
Exemple fictif : les petites courses sont regroupées en un seul bloc le samedi matin, pour ne pas sortir de chez soi pour chacune séparément.
Gardez du temps tampon
Entre les blocs, laissez de petits intervalles pour changer d’activité, grignoter ou simplement souffler. Et, chaque jour, une plage sans rien de prévu. Le temps tampon absorbe ce qui a débordé et les imprévus. Si la semaine s’est déroulée sans accroc, ce temps libre devient tout simplement un cadeau.
Exemple fictif : après une réunion de travail, l’agenda garde un intervalle vide, et un retard ne mord pas sur le temps prévu pour le déjeuner.
Confirmez vos rendez-vous et programmez des rappels
Si votre planning comprend un rendez-vous chez un professionnel ou pour une réparation, vérifiez qu’il est bien confirmé et programmez un rappel suffisamment tôt pour avoir le temps de vous préparer et de vous y rendre. Si vos projets changent, annulez le plus tôt possible : vous ménagez ainsi votre temps et celui des personnes qui attendent un créneau.
Exemple fictif : la veille du rendez-vous, un rappel arrive, et la personne a le temps de le décaler en comprenant qu’elle ne pourra pas venir.
Faites le bilan en fin de semaine
Le week-end, ouvrez votre agenda et posez-vous quelques questions : qu’est-ce qui a fonctionné, qu’est-ce qui a glissé, où vos estimations étaient-elles trop optimistes, avez-vous assez pris de repos ? Reportez ce qui n’a pas été fait à la semaine suivante ou rayez-le. À chaque bilan, vos estimations gagnent en précision et votre planning en sérénité.
Exemple fictif : le bilan montre que le ménage prend à chaque fois plus de temps que prévu, et la semaine suivante, une plage plus large lui est réservée.
Erreurs fréquentes
- Planifier la semaine au millimètre sans laisser une seule plage libre.
- Estimer les tâches comme on aimerait qu’elles se passent, et non comme elles se sont passées la dernière fois.
- Oublier le trajet, les préparatifs et le temps de passer d’une tâche à l’autre.
- Garder le repos pour la toute fin, quand il ne reste plus de place pour lui.
- Voir un bloc déplacé comme un échec et abandonner complètement la planification.
- Garder une partie des tâches en tête et le reste dans l’agenda, en espérant ne rien oublier.
Si cela ne vous convient pas
- Si la semaine vous paraît trop vaste, commencez par une seule journée : planifiez en blocs uniquement celle de demain et voyez ce que cela donne.
- Si l’agenda vous agace, contentez-vous d’une courte liste de quelques tâches principales par jour, avec un horaire pour chacune.
- Si vos horaires changent sans arrêt, planifiez non pas heure par heure, mais par moments de la journée : le matin, l’après-midi, le soir.
Faites le point
- Toutes les tâches de la semaine sont réunies dans une seule liste
- L’urgent et l’important sont repérés, le superflu est rayé
- Chaque tâche a une durée estimée, trajet compris
- Les événements fixes et le sommeil sont inscrits dans l’agenda
- Le repos a été placé avant les autres tâches
- Les tâches similaires sont regroupées en blocs communs
- Il y a du temps tampon entre les blocs et une plage libre chaque jour
- Les rendez-vous sont confirmés, les rappels programmés, la date du bilan choisie
Catalogue des articles en français
Ce catalogue rassemblera peu à peu des articles écrits pour les lecteurs francophones sur l’organisation personnelle : mises en pratique, réponses aux questions fréquentes et explications des notions qui aident à répartir sereinement ses journées et ses semaines.
Pour l’instant, il ne contient qu’un article, celui sur l’emploi du temps de la semaine par blocs, publié ci-dessus. Les prochains paraîtront lorsqu’ils seront prêts et relus.
Nos prochains sujets
- Préparer la rentrée en famille sans que septembre se transforme en course permanente.
- Organiser sa semaine quand on alterne jours de télétravail et jours au bureau.
- Préparer un rendez-vous pris en ligne : ce qu’il faut vérifier à l’avance et quand programmer un rappel.
- Aider un adolescent à planifier ses révisions avant le brevet ou le bac, sans pression ni reproches.
- Reprendre le rythme après les grandes vacances sans se laisser déborder par ce qui s’est accumulé.
Nos principes de publication
- Les articles de ce catalogue sont rédigés séparément pour chaque version linguistique et ne sont pas des traductions.
- Certains articles renvoient vers des sites tiers, y compris des services de jeux vidéo ; nous ne contrôlons ni leur contenu, ni leurs prix, ni leurs conditions.
- Nous ne publions ni publicité pour des applications, des services ou des formations, ni classements, prix ou avis.
À lire aussi
- Rubriques
Les thèmes du guide : organiser sa journée, la semaine et le mois, la famille, le repos et les limites personnelles.
- Questions
Des réponses courtes pour ceux qui débutent, ceux dont le planning déraille et ceux qui cherchent du temps pour leur famille.
- Lexique
Le lexique de l’organisation : créneau, blocs de temps, temps tampon, priorité, bilan de la semaine, surcharge.
Sources
- Méthodes générales d’organisation personnelle
Les informations sont à jour à la date de rédaction de la page. Les méthodes d’organisation sont décrites en termes généraux : chacun a son rythme, ses obligations et son énergie, alors prenez ce qui vous convient et laissez tranquillement le reste de côté.